Wenn wir bei der Arbeit oder im Privatem mit einem ethischen Ungleichgewicht, einer komplexen Situation oder etwas was sich nicht korrekt anfühlt konfrontiert werden, überlegen wir wie man sich am besten verhält und/oder was man machen kann, um eine, die richtige Lösung zu finden.
Denken Sie in solchen Situationen daran: Sie sind nicht alleine! Wir setzen uns dafür ein, dass jeder Einzelne von uns das Richtige tun kann.
Was ist der Hinweisgeberschutz?
Der Hinweisgeberschutz der W&K ist ein sicherer Ort. Hier können alle W&K-Mitarbeiter oder Dritte Bedenken über potenzielles Fehlverhalten äußern. Das Meldeportal wird von zwei benannten Personen verwaltet und garantiert, dass alle Anliegen nach den höchsten ethischen Standards bearbeitet werden.
Wie kann ich meine Bedenken / Anliegen melden?
Sie können Ihre Bedenken oder Anliegen schriftlich, online (auch anonymisiert) oder telefonisch melden. W&K-Mitarbeiter können sich auch an jeden Geschäftsführer oder ihren direkten Vorgesetzen wenden, um ein Anliegen zu melden. Auch die vom Gesetz festgelegten Meldestellen sind möglich.
Was geschieht nachdem ich mein Anliegen / Bedenken gemeldet habe?
Ihre Meldung wird von den benannten Personen geprüft. Diese entscheiden über weitere Maßnahmen, einschließlich der Weiterleitung zur Untersuchung oder Überprüfung. Die Untersuchungen sind faktenbasiert, vertraulich, unparteiisch sowie religionsabhängig.
Verpflichtung zum Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen
Wir dulden keine Vergeltungsmaßnahmen in irgendeiner Form.
Mitarbeiter, die Bedenken über ein mögliches Fehlverhalten äußern, bei einer Untersuchung helfen oder Informationen bereitstellen oder anderweitig in gutem Glauben im besten Interesse von W&K handeln, werden vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Jede Form von Vergeltungsmaßnahme, die gemeldet wird, wird untersucht und mit den strengsten Maßnahmen behoben.
Verpflichtung zur Vertraulichkeit und wenn gewünscht auch zur Anonymität
Wir ermutigen Sie, sich frei zu äußern und Ihre Identität preiszugeben, aber wir verstehen es auch, wenn Sie anonym bleiben möchten. Alle Anliegen und Bedenken, die Sie in gutem Glauben melden, werden vertraulich behandelt, sofern dies nicht ohnehin gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wer verwaltet das W&K-Meldeportal und den Telefonischen-Meldeprozess?
Das W&K-Meldeportal und die Hotline werden von den benannten W&K-Personen verwaltet. Das Portal ist rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche verfügbar. Die Hotline ist in Deutsch zu folgenden Zeiten erreichbar:
Mo bis Do 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Fr 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr
Warum sollte eine Meldung abgegeben werden?
Zu einer offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Regeln.
Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die das Unternehmen oder Personen gefährden können oder könnten. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, solche Risiken frühzeitig aufzudecken und eventuelle Vermögens- und Reputationsschäden für unser Unternehmen und Dritte zu verhindern.
Welche Hinweise können hier abgegeben werden?
Meldungen zu schwerwiegenden Verstößen gegen gesetzliche und unternehmensinterne Regeln, die unser Unternehmen und unser Personal betreffen, können hier zu folgenden Themengebieten abgegeben werden:
- Korruption / Bestechung
- Wettbewerbsdelikte / Verstöße gegen Kartellrecht
- Menschenrechte / Arbeitsschutz / Arbeitssicherheit
- Interessenskonflikte
- Diebstahl und / oder Betrug
- Verstöße gegen Datenschutzgesetz
- Geldwäsche
Meldungen über dieses System sind eine Möglichkeit, Hinweise zu Anliegen oder Verstößen zu obengenannten Themengebieten zugeben. Alternativ können Meldungen z. B. auch an Vorgesetzte erfolgen.
Wohin melden Sie Ihre Bedenken oder Anliegen?
Ihre Meldung per Online-Formular erfolgt anonymisiert oder unter Angaben Ihrer Daten an unsere benannten Personen.
Wie läuft eine Meldung ab?
Wenn Sie eine Meldung abgeben möchten, füllen Sie bitte das Online-Formular aus und mit dem Klick auf den Button "Einreichen" senden Sie die Daten an unsere benannten Personen.
Sollten Sie ein persönliches Gespräch wünschen, können Sie das im Formular schreiben oder einfach unter genannter Nummer anrufen und geben so eine telefonische Meldung ab. Wenn Sie eine E-Mail an uns senden möchten, können Sie dies ebenfalls unter angegebener Mail-Adresse tun.
Der Meldeprozess
Im Online-Formular formulieren Sie Ihre Bedenken / Anliegen in eigenen Worten. Des Weiteren beantworten Sie einige vorgegebene Fragen über eine Antwortauswahl.
Zur Unterstützung und / oder Veranschaulichung Ihrer Meldung können Sie auch Dateien als Anlage mit senden. Wir bitten Sie zu bedenken, dass Dokumente weitere Informationen über Autoren enthalten und preisgeben können.
Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem gemeldeten Fall interessiert sind. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.
Welche Rechte und Pflichten haben wir als Unternehmen bei der Verfolgung von Hinweisen?
Unser Unternehmen hat sich verpflichtet, jeden Hinweis unverzüglich auf Plausibilität zu prüfen. Ist der Hinweis plausibel, muss dem unverzüglich nachgegangen werden.
Dabei müssen gesetzliche Fristen berücksichtigt werden. Dem Hinweisgeber wird, wenn er Angaben zu seiner Person gemacht hat, innerhalb kurzer Zeit eine Rückmeldung über den Fall gegeben.
Bei anonymen Meldungen kann dies nicht stattfinden. Dennoch wird dem Hinweis in gleicher Weise nachgegangen.
Interne Untersuchungen und Ermittlungen dürfen nur durchgeführt werden, wenn ein hinreichender und auf konkreten Umständen beruhender Anfangsverdacht mit Unternehmensbezug vorliegt. Ermittlungen werden mit größtmöglicher Vertraulichkeit und unter Wahrung des Datenschutzes und der Anonymität geführt.
Im Rahmen der Aufklärung und Verfolgung von Handlungen aufgrund der gemeldeten Hinweise, die unser Unternehmen oder deren Mitarbeitende betreffen oder schädigen könnten, sind die Interessen
- des Hinweisgebers, insbesondere der Schutz der Anonymität und der Schutz vor Nachteilen
- der Mitarbeiter vor Falschmeldungen und
- des Unternehmens, insbesondere dessen Schutz vor Risiken und Schäden, in jedem Fall strengstens zu berücksichtigen.
Welche Richten und Pflichten haben Hinweisgebende?
Hinweisgebende sollen erkannte Verstöße und Verdachtsfälle wie zuvor beschrieben melden.
Meldungen können anonym und nicht-anonym durchgeführt werden.
Hinweisgebende sind zudem aufgefordert, den Sachverhalt so genau wie möglich zu schildern. Wenn möglich Belege zur Verfügung zu stellen, die den Verdacht / Hinweis begründen.
Jegliche Benachteiligung des Hinweisgebenden aufgrund der Abgabe eines Hinweises ist ausdrücklich verboten.
Ein Missbrauch des Hinweisgeber-Schutzsystems (z.B. durch wissentlich falsche Meldung) ist verboten und wird in allen Fällen geahndet. Meldungen, die im guten Glauben gemacht werden, ziehen auch im Nachgang weder Haftung noch Sanktionen mit sich, selbst wenn sich später die Meldung als nicht richtig herausstellt.
VERTRAULICH & immer VERFÜGBAR!
Wir fragen Sie nur nach den minimal erforderlichen Informationen, aber auch eine anonyme Meldung ist möglich. Bessere Ergebnisse können jedoch erzielt werden, wenn Sie Ihre Kontaktinformationen angeben. Nur so können wir Sie auch auf dem aktuellen Stand halten.